00 / Fallstudie
Raus aus dem Postfach.
Rein in die App.
Die interne IT-Messe von BMW zu organisieren bedeutete ein Jahr aus Telefonaten, Tabellen und Word-Dokumenten, die hin und her gingen. Ich entwickelte eine Laravel-Anwendung, die den Ablauf weitgehend automatisiert, und die Aussteller verwalteten ihre Stände drei Messen lang selbst darüber.
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60+
Aussteller
pro Messe -
03
Messen damit
abgewickelt -
11
Fristen
automatisiert -
00
E-Mails für
einen Stand
- Kunde
- Agentur von Thülen
- Rolle
- Alleiniger Entwickler
- Stack
- Laravel
01 / Ausgangslage
Eine Messe zu planen heißt, ein Jahr lang Entscheidungen mit Menschen zu treffen, die nicht für einen arbeiten. Jeder Aussteller hatte einen Stand einzurichten, Personal anzumelden, Catering zu bestellen, Druckdaten zu liefern und eine Seite im Messekatalog zu füllen. Abgestimmt wurde das alles per E-Mail.
Der Ausrichter, Agentur von Thülen, war dabei zwangsläufig der Engpass. Wer als Aussteller zwei Stühle mehr wollte oder eine korrigierte Funktionsbezeichnung auf einem Ausweis, musste jemanden fragen und dann warten. Hochgerechnet auf jeden Aussteller und jedes Detail, ging der größte Teil des Jahres für das Weiterreichen von Änderungen drauf statt für die eigentliche Planung. Fristen gab es, aber sie wurden nicht besonders ernst genommen: Jede Änderung ließ sich weiterhin per E-Mail an die Agentur schicken, und vieles kam nach dem Stichtag.
Wir gingen zuerst gemeinsam alle Aufgaben durch, die von Hand erledigt wurden, und stimmten uns dann mit der Agentur darüber ab, welche davon ein Aussteller gefahrlos selbst übernehmen könnte.
02 / Anforderungen
- Die Druckerei wartet nicht
- Der Katalog ging an einem festen Termin in Druck, und danach blieb keine Zeit, einen Eintrag zu kürzen, der über seine Seite lief. Alles, was ein Aussteller eintippen konnte, musste deshalb schon beim Schreiben auf die Seite passen und nicht erst auffallen, wenn die Datei bei der Druckerei liegt.
- Selbst machen, aber in Grenzen
- Aussteller mussten ihre eigenen Angaben ändern können, ohne dass es den Veranstalter am Ende Geld oder Fläche kostet. Wo es wirklich eine Freigabe brauchte, musste die Anfrage an derselben Stelle laufen wie die übrige Arbeit.
- Fristen, die hinterherlaufen
- Bisher war die Agentur das Erinnerungssystem. Das musste die Anwendung übernehmen und den Ausstellern sagen, was noch offen ist, damit niemand die Liste im Kopf behalten muss.
03 / Was ich gebaut habe
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B/01
Zugänge für Aussteller
Jedes Unternehmen meldete sich an, wählte seinen Stand und arbeitete die eigene Checkliste ab. Mitarbeiterausweise, Mobiliar und Catering wurden einmal eingetragen und blieben änderbar, bis die Frist sie schloss.
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B/02
Standkonfigurator
Mobiliar und Dekoration wurden in der App in einen Grundriss gezogen. So sah ein Aussteller seinen Stand, bevor er ihn bestellte. Der Veranstalter exportierte die Möbellisten für die gesamte Messe mit einem Klick.
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B/03
Editor für die Katalogseite
Aussteller gestalteten ihren Katalogeintrag gegen eine Live-Vorschau der gedruckten Seite und wurden gewarnt, sobald der Inhalt nicht mehr passte. Das ersetzte mehrere Runden Word-Dokumente pro Aussteller.
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B/04
Fristen und Erinnerungen
Jede Aufgabe hatte ein Datum und einen Countdown auf der Übersicht des Ausstellers, mit Warnungen, je näher der Termin rückte. War eine Frist vorbei, sperrte sich der jeweilige Bereich. Im Verwaltungsbereich war auf einen Blick zu sehen, wer womit im Rückstand war.
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B/05
Anfragen und Freigaben
Alles, was eine Freigabe oder ein Gespräch brauchte, lief in der Anwendung statt im Postfach der Agentur. So blieben die Anfrage und der Stand, um den es ging, miteinander verbunden.
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B/06
Abrechnung
Was ein Aussteller bestellt hatte, stand auch auf seiner Rechnung, gezogen aus denselben Daten und nicht nach der Messe aus dem Schriftverkehr zusammengesucht.
04 / Was sich geändert hat
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Einen Stand buchen
- Vorher
- E-Mail an die Agentur, dann warten, bis jemand bestätigt.
- Nachher
- In der Anwendung ausgewählt, sofort bestätigt.
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Mitarbeiterausweise
- Vorher
- Namen per E-Mail geschickt und per E-Mail korrigiert.
- Nachher
- Vom Aussteller eingetragen, änderbar bis zur Frist.
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Ein Katalogeintrag
- Vorher
- Word-Dokumente hin und her, Überlängen fielen erst in der Druckerei auf.
- Nachher
- Gegen eine Live-Vorschau getippt, die sich nicht über die Seite hinaus füllen ließ.
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Hinter Fristen herlaufen
- Vorher
- Fristen auf dem Papier, und späte Änderungen kamen trotzdem per E-Mail.
- Nachher
- Ein Countdown pro Aufgabe, und ein Bereich, der sich nach Fristende schloss.
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Die Möbelbestellung
- Vorher
- Bei jedem Aussteller eingesammelt und von Hand addiert.
- Nachher
- Mit einem Klick aus dem Konfigurator exportiert.
05 / Kundenstimme
“Das von Alexander entwickelte Messetool hat uns geholfen, unsere Abläufe zu automatisieren und zu optimieren. Aussteller konnten Buchungen, Mobiliar, Mitarbeiterausweise, Catering und vieles mehr selbst verwalten. All diese Bereiche in einem einzigen Tool zu erfassen und zu automatisieren schien zunächst unmöglich, aber Alexander hat geliefert! So konnte sich unser Team auf andere Themen konzentrieren, und am Ende hatten wir viele zufriedene Kunden.”
Project Lead, Agentur von Thülen
06 / Mitwirkende
Diese Anwendung entstand in meiner Zeit als Inhaber der Agentur Webographen GmbH, später Designbase Studio. Design von Felix Brodbeck. Alle Screenshots auf dieser Seite enthalten Platzhalterdaten.
07 / Nächster Schritt
Läuft bei Euch noch alles über E-Mail?
Erzählt mir, wie Euer Ablauf heute aussieht, und wir schauen gemeinsam, wie ich Euren Alltag vereinfachen kann.